Dịch vụ thông tin đang trở thành một trong số các nội dung thu hút sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu, những người làm công tác quản lí cũng như những người trực tiếp làm việc tại các cơ quan thông tin, thư viện đại học. Xu hướng phát triển họat động định hướng theo dịch vụ đã thể hiện sự quan tâm này. Cùng với sự phát triển các cơ quan thông tin-thư viện đại học, dịch vụ được triển khai tại đây cũng không ngừng được đổi mới và hòan thiện. Đối với mỗi loại cơ quan thông tin - thư viện khác nhau, thì tùy thuộc vào vị trí, chức năng của mình mà nhiều loại dịch vụ khác nhau được chú trọng phát triển.
Đối với các cơ quan thông tin-thư viện đại học/học viện và gần đây được sử dụng quen thuộc với tên gọi Trung tâm Học liệu (TTHL) (LRC)[1], các dịch vụ nhằm đáp ứng các loại nhu cầu tin được hình thành trong quá trình đào tạo, nghiên cứu, học tập lại được đặc biệt chú trọng phát triển. Ở đây, sự thay đổi các phương thức đào tạo, sự đa dạng hóa các hình thức đào tạo tại các trường đại học/học viện, sự liên kết chặt chẽ giữa các trường đại học với các tổ chức nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ (R&D), sự liên kết chặt chẽ giữa hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ với hoạt động đào tạo… là những yếu tố trực tiếp tác động và chi phối tới việc phát triển các dịch vụ thông tin. Bên cạnh đó, sự phát triển hoặc các hướng ưu tiên phát triển loại hình dịch vụ cụ thể cũng phụ thuộc vào chính sách và định hướng phát triển của mỗi trường đại học mà TTHL đó có trách nhiệm phục vụ. Trong chuyên đề, bên cạnh việc trình bày khái lược về dịch vụ hiện đang phổ biến trong các cơ quan thông tin thư viện khoa học nói chung, sẽ dành sự quan tâm đặc biệt đến những thông tin phản ánh xu thế phát triển của dịch vụ tại các TTHL trong thời gian tới.
1. Khái lược về hiện trạng các dịch vụ thông tin
Hầu hết các thư viện và cơ quan thông tin lớn trên thế giới đều triển khai các loại hoạt động khác nhau nhằm cung cấp đến người dùng tin các dịch vụ liên quan tới việc đáp ứng các loại nhu cầu thông tin. Cũng cần thấy là, các loại cơ quan thông tin - thư viện khác nhau, bên cạnh một số dịch vụ chung, sẽ triển khai một số dịch vụ khác nhau, mà những dịch vụ phản ánh những chức năng, nhiệm vụ riêng của mỗi chủ thể.Các dịch mang tính phổ biến, tồn tại ở mọi cơ quan thông tin - thư viện là các loại dịch vụ hỏi đáp, tìm tin, cung cấp thông tin theo chuyên đề, phổ biến thông tin hiện tại, phổ biến thông tin chọn lọc, triển lãm … Các loại dịch vụ này với các mức độ, hình thức triển khai khác nhau đã trở nên quen thuộc với hầu hết các nhóm người dùng tin, nhất là tại các cơ quan thông tin - thư viện.Có thể nhận biết các dấu hiệu cơ bản của mỗi loại trên như sau:
[1] Hiện tại, có nhiều tên gọi khác nhau được sử dụng để định danh các đơn vị/tổ chức có chức năng chính tạo lập, quản lí, lưu giữ và tổ chức khai thác các loại hình thông tin, tài liệu tại các trường đại học, học viện. Chúng tôi đã có dịp trình bày nội dung này tại một Hội thảo trước đây được tổ chức tại Đại học Đà Nẵng. Trong báo cáo, xin được sử ụng một cách thống nhất tên gọi TTHL.
a - Hỏi đáp: Trước đây, ở mức giản lược, kết quả thực hiện dịch vụ hỏi đáp là câu trả lời đối với một yêu cầu cụ thể về một/hoặc một số tài liệu mà người sử dụng đã biết đến một số yếu tố thư mục của chúng.
Ví dụ, một bạn đọc đề nghị thư viện cung cấp địa chỉ lưu giữ của một tài liệu của một tác giả cụ thể (có thể được lưu trữ tại một thư viện bất kỳ) hoặc cách thức để có thể tìm kiếm được tài liệu trong các hệ thống tra cứu hiện có ở thư viện… Sau này, tính chất của câu hỏi từ phía người đọc/người dùng tin này càng phức tạp và đa dạng, cho nên cần lưu ý tới sự phát triển của dịch vụ hỏi đáp, đặc biệt tại các cơ quan thông tin phục vụ lãnh đạo, hướng tới dịch vụ tham khảo, một loại dịch vụ mang tính tổng hợp, đáp ứng nhiều loại nhu cầu tin ở những mức độ khác nhau.
b - Tìm tin: Được triển khai trước một yêu cầu tin (các dấu hiệu tìm kiếm tài liệu) xác định, nhằm cung cấp cho người dùng tin sản phẩm dưới dạng một danh mục tài liệu phù hợp với yêu cầu.
Ví dụ, một nhà nghiên cứu sinh yêu cầu được cung cấp các thông tin thư mục đối với các tài liệu có chủ đề nội dung liên quan tới nền kinh tế dựa trên thông tin và tri thức. Tài liệu có thể thuộc nhiều dạng khác nhau như: sách in, báo cáo khoa học, luận án khoa học, tài liệu trên mạng… ở trong và ngoài nước.
c - Phổ biến thông tin hiện tại: Định kỳ các cơ quan thông tin - thư viện giới thiệu bộ phận nguồn tin mới của mình (Thông báo sách/tài liệu mới) hoặc triển khai các loại dịch vụ hỗ trợ khác (hội nghị, hội thảo, triển lãm…) để giới thiệu đến người dùng tin về các thông tin mới phản ánh một chủ đề nào đó.
Ví dụ các cơ quan thông tin - thư viện biên soạn thư mục giới thiệu tài liệu mới hoặc tổ chức các sinh hoạt khoa học nhằm mục đích phổ biến cho người dùng tin về thành tựu, sự kiện hoặc vấn đề khoa học, công nghệ tiêu biểu và mới…
d - Cung cấp thông tin theo chuyên đề: Sau khi nghiên cứu nhu cầu người dùng và khả năng của mình, cơ quan thông tin - thư viện xây dựng một hoặc một số chuyên đề nào đó và tiến hành thu thập, lựa chọn và bao gói dưới những hình thức cụ thể, sau đó, có thể định kỳ cung cấp cho người dùng tin.
đ - Phổ biến thông tin chọn lọc[2]: Sau khi có thoả thuận với người dùng tin (cá nhân hay tập thể), xác định được diện nhu cầu của họ, cơ quan cung cấp dịch vụ chủ động chuyển đến người sử dụng dịch vụ các thông tin mới, phù hợp với họ (về nội dung, hình thức) theo các dạng thức xác định (gồm cả các thông tin thư mục, các số liệu, dữ kiện hoặc bản thân nội dung thông tin). Thông thường, dịch vụ này cũng được triển khai theo chu kỳ và tồn tại trong một khoảng thời gian xác định đối với mỗi khách hàng. Mỗi loại dịch vụ trên đều có vai trò và giá trị xác định đối với người dùng tin, đồng thời, trong nhiều trường hợp có thể chúng có các khả năng đáp ứng nhu cầu tin ở những mức độ khác nhau: nhu cầu tra cứu - chỉ dẫn, nhu cầu về nội dung thông tin. Những dịch vụ đáp ứng nhu cầu được cung cấp nội dung thông tin là rất phổ biến tại hầu hết các loại hình cơ quan thông tin – thư viện.
e – Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu là một trong số các dịch vụ thông tin phổ biến tại các loại hình cơ quan thông tin thư viện khác nhau. Việc cơ quan thông tin thư viện tiến hành sao chụp bất cứ tài liệu loại nào và với bất kỳ mục đích nào cũng có những ảnh hưởng nhất định đối với quyền lợi của tất cả những chủ thể liên quan. Đó là một thực tế. Để tránh gây các tổn hại về quyền lợi của các nhà xuất bản và cơ quan lưu trữ, việc triển khai dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu cần tuân thủ một số quy tắc nhất định. Cụ thể: Người sử dụng dịch vụ là người dùng tin trực tiếp, do đó, cần hạn chế đến mức cao nhất việc sao chụp toàn bộ một tài liệu và số lượng bản sao chụp; Không có chi phí bản quyền khi thanh toán dịch vụ; Cần tạo ra sự khác biệt dễ nhận biết được giữa bản được chụp và bản chụp; Trên mỗi bản sao chụp, cần thể hiện rõ ràng, chính xác và đầy đủ những thông tin chính liên quan đến việc triển khai và sử dụng dịch vụ.
Dịch vụ thông tin luôn thay đổi để phù hợp với các điều kiện phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Dịch vụ cung cấp tài liệu sao chụp cũng không là ngoại lệ. Khi đối tượng cần được sao chụp là các tài liệu dạng số, thì đương nhiên, bản chất của dịch vụ lại trở thành dịch vụ truyền tệp, hoặc đơn giản chỉ là sự cho phép người dùng tin truy cập và tải các tệp dữ liệu đối với các nguồn tin cụ thể. Đương nhiên khi đó, vấn đề quản lý và khai thác dịch vụ trở nên đa dạng và khó kiểm soát hơn. Chính vì thế, vấn đề sử dụng các ưu đãi một cách hợp lý, việc phát triển dịch vụ cung cấp nội dung thông tin luôn là một trong các vấn đề cần quan tâm từ nhiều khía cạnh khác nhau, từ quyền lợi của những nhóm người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan khác nhau.
f - Các dịch vụ tư vấn, tham khảo. Dịch vụ tham khảo là loại hình dịch vụ thông tin mang tính tổng hợp, bao gồm sự kết hợp nhiều loại dịch vụ khác nhau. Đây là loại dịch vụ có nhiều điểm tương tự như dịch vụ tư vấn thông tin tại các trung tâm thông tin khoa học và công nghệ. Ở đây, người triển khai dịch vụ cần triển khai một số loại dịch vụ khác nhau, đồng thời thường sẽ tạo ra những thông tin thích hợp (theo yêu cầu của người dùng tin) để cung cấp cho người sử dụng dịch vụ, trong đó có cả các thông tin hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Tại các thư viện, cùng với dịch vụ tư vấn, hỗ trợ người dùng tin (ví dụ nâng cao kiến thức thông tin) dịch vụ tham khảo có những bước phát triển rất mạnh trong thời gian gần đây. Tập trung tại đây là tất cả các loại dịch vụ nhằm mục đích hỗ trợ, hướng dẫn người đọc khai thác được một cách có hiệu quả nhất các loại nguồn tài liệu, thông tin hiện có, sử dụng được mọi năng lực hiện có của các thư viện và mạng thông tin. Như đã biết, gần đây những loại dịch vụ này được nhắc đến như các hoạt động liên quan tới việc nâng cao kiến thức thông tin đối với người sử dụng các thư viện. Điểm đáng chú ý ở đây không chỉ là các hoạt động giúp người đọc khai thác được tốt nhất nguồn lực và các bộ sưu tập của thư viện cụ thể, mà còn là các dịch vụ liên quan tới việc hỗ trợ người đọc các kiến thức và kỹ năng làm sao để có thể đáp ứng được nhu cầu thông tin, tài liệu của mình trong sự phát triển và phân bố các nguồn thông tin tài liệu, các mạng thông tin như hiện nay.
g- Các dịch vụ trao đổi thông tin. Có thể chia dịch vụ thông tin thành hai nhóm chính: các dịch vụ đáp ứng nhu cầu được trao đổi thông tin và các dịch vụ đáp ứng nhu cầu được cung cấp thông tin. Nhu cầu giao lưu, trao đổi thông tin trong các hoạt động khoa học càng ngày càng rõ rệt và đòi hỏi ở mức cao. Nếu như xem xét đến bản chất của vấn đề thì hoạt động thông tin khoa học chính là để tạo ra các phương tiện, khả năng, thực hiện các dịch vụ nhằm giúp người dùng tin duy trì và phát triển các quá trình trao đổi thông tin theo hai chiều không gian và thời gian.
Các dịch vụ trao đổi thông tin hết sức đa dạng để sao cho thích nghi cao với điều kiện, khả năng trao đổi thông tin cũng như tạo được sự thân thiện, tiện lợi đối với người sử dụng dịch vụ. Điểm chung đối với các loại dịch vụ trao đổi thông tin là người cung cấp dịch vụ không tham gia vào việc tạo ra nội dung thông tin được trao đổi giữa những người sử dụng dịch vụ, mà chỉ tạo ra các điều kiện, môi trường thích hợp cho quá trình trao đổi thông tin giữa họ. Đối với người cung cấp dịch vụ, vấn đề ở đây là xác định được các nội dung và điều kiện thích hợp nhất để giúp người dùng tin tiến hành việc trao đổi thông tin.
Các loại dịch vụ trao đổi thông tin hiện phổ biến trong các cơ quan thông tin-thư viện khoa học bao gồm: hội thảo, hội nghị (workshop, conference); triển lãm, hội chợ (Fair, exhibition); các dịch vụ trao đổi thông tin trên mạng như truyền tệp, thư điện tử, hội thảo trực tuyến (E-Conference), điễn đàn điện tử…
Một điểm chung đối với các dịch vụ thông tin hiện nay là vấn đề áp dụng các thành tựu của công nghệ thông tin và truyền thông trong việc tổ chức, triển khai và quản lí dịch vụ. Dịch vụ thông tin được tồn tại, được quản lí trên mạng, được chia sẻ và được cung cấp cho người dùng tin trên môi trường mạng. Điểm thể hiện rõ nét nhất cho xu hướng này là việc phát triển các dịch vụ trao đổi thông tin trên mạng được triển khai bởi các ISP (Internet hay Individual Service Provider) và IXP (Internet Exchange Point).
Sự tồn tại và khả năng đáp ứng nhu cầu người dùng tin của các loại dịch vụ thông tin nêu trên có nhiều điểm khác biệt nhau rất rõ rệt. Trong một số trường hợp, chúng có thể thay thế nhau, song nói chung, mỗi loại đều thực hiện các chức năng riêng của mình. Vì thế, chú trọng đồng thời phát triển các dịch vụ trên là cần thiết và hợp lý, nhất là trong hoàn cảnh người dùng tin có những khả năng, điều kiện khai thác, sử dụng thông tin khác nhau.
2. Phát triển của dịch vụ thông tin tại các TTHL
Hiện nay, các thư viện và cơ quan thông tin hướng đến họat động theo mô hình một cơ quan cung cấp dịch vụ thông tin. Các họat động được triển khai tại đây mang rõ tính chất định hướng theo dịch vụ và lấy việc đáp ứng nhu cầu người dùng tin là mục tiêu phát triển của mình. Điều đó đã trở thành một trào lưu rất phổ biến. Chính vì thế, dịch vụ thông tin không ngừng được phát triển, cùng với sự phát triển của hệ thống các thư viện và cơ quan thông tin. Dưới đây xin được nêu một số ý kiến liên quan đến những nguyên tắc và xu hướng phát triển các dịch vụ thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu - đào tạo tại các trường đại học trong giai đoạn hiện nay.
- Các TTHL cần rất chú trọng phát triển các loại hình sản phẩm, dịch vụ thông tin theo hướng thích hợp với nhu cầu, điều kiện khai thác, sử dụng thông tin luôn thay đổi tại các trường đại học; đáp ứng ngày càng cao sự gắn kết giữa đào tạo và nghiên cứu khoa học, sự đổi mới phương thức đào tạo (đào tạo theo tín chỉ, đào tạo từ xa và nhất là sự phát triển của e-learning…). Ở đây, cần quan tâm đến sự phát triển các loại dịch vụ cung cấp nội dung thông tin số (các học liệu dạng số) trong môi trường mạng, đồng thời là các loại hình sản phẩm thông tin trợ giúp người học thực hiện việc kiểm soát các nguồn tin (nguồn học liệu) tương xứng với lĩnh vực mà người học được đào tạo và nghiên cứu. Để thực hiện được nhiệm vụ khó khăn này, một chính sách thống nhất đối với việc tạo lập, quản lí và khai thác nguồn học liệu trong phạm vi trường đại học (mà đúng ra là trên phạm vi hệ thống đại học nói chung) cần được hình thành và thực thi một cách lâu dài, ổn định. Điều cần lưu ý ở đây là: nguồn học liệu và các kết quả nghiên cứu khoa học có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đồng thời, bộ phận trong đó có ý nghĩa và giá trị đặc biệt được tạo nên từ hoạt động của bản thân mỗi trường đại học – còn được gọi là nguồn thông tin khoa học nội sinh – có các giá trị và ý nghĩa vô cùng quý giá và sâu sắc. Đây là điều mà không hẳn các TTHL đã thực sự quan tâm ở mức cần thiết.
- Việc phát triển các dịch vụ đơn lẻ không được các cơ quan thông tin thư viện chú trọng - công việc chủ yếu của nghiên cứu – mà thường phát triển một hệ thống dịch vụ cùng các sản phẩm có quan hệ chặt chẽ với nhau theo ý nghĩa cùng đáp ứng đến cùng một loại nhu cầu tin xác định. Đây chính là hệ quả trực tiếp của việc nghiên cứu, thiết kế và triển khai các tuyến sản phẩm phù hợp với nhu cầu nghiên cứu và đào tạo tại các trường đại học. Các dịch vụ có giá trị gia tăng – tức là các dịch vụ thích hợp với các yêu cầu mang tính cá biệt và thường rất cao của người dùng tin ngày càng được tạo lập nhiều, rất đa dạng và vô cùng linh họat.
- Tính thân thiện và tiện lợi của dịch vụ đối với người dùng là những thuộc tính – hay chính xác hơn là đòi hỏi đối với mỗi dịch vụ. Ở đây, người dùng, với các đặc tính về trình độ, tập quán, thói quen, khả năng và điều kiện, tâm lí và sở thích... được nghiên cứu, phân tích rất toàn diện để có thể thiết kế được các dịch vụ thỏa mãn các điều kiện về tính tiện lợi và thân thiện đối với người dùng tin. Tại các trường đại học, điều cần lưu ý ở đây là sự hình thành và phát triển các loại dịch vụ có khả năng hỗ trợ lẫn nhau, phù hợp với các nhóm người dùng tin khác nhau: người dạy, người học (trong đó có người học từ xa)… Các dịch vụ này còn cần phải hướng đến việc tạo khả năng truy cập và khai thác những bộ phận nguồn tin rất khác biệt nhau: giáo trình, đề cương bài giảng, tài liệu hướng dẫn - giải đáp, các tư liệu kiểm tra, đánh giá trực tuyến; các nguồn tin đa phương tiện; các tư liệu chưa xuất bản là các kết quả nghiên cứu, sách tham khảo các loại…
- Các TTHL cần chú trọng phát triển các lọai hình dịch vụ trao đổi thông tin. Nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng rõ nét trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội. Trong hoạt động nghiên cứu, đào tạo, điều đó được thể hiện rất rõ rệt, bởi giao lưu khoa học và tính kế thừa theo thời gian của lĩnh vực hoạt động này vừa là một đặc trưng, lại vừa là điều kiện cần. Trong hoạt động thông tin - thư viện, từ lâu, kênh thông tin phi hình thức (sự trao đổi thông tin thông qua các tiếp xúc trực tiếp giữa người dùng tin) đã được xem là một trong các khả năng quan trọng trong việc tiếp nhận và cung cấp thông tin. Ngày nay, khả năng và điều kiện của công nghệ đã cho phép việc trao đổi thông tin diễn ra hết sức đa dạng. Đó là điểm khác biệt cơ bản so với trước đây.
- Một trong số các định hướng rõ nét trong quá trình phát triển dịch vụ hiện nay là vấn đề phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông. Cũng chính trong môi trường này, tính thân thiện, tiện lợi, khả năng thích nghi với việc có thể khai thác, sử dụng thông tin, sử dụng dịch vụ thông tin tại mọi nơi và mọi lúc. Cũng chính trong môi trường này, việc khai thác, sử dụng thông tin và dịch vụ thông tin được thực hiện trên một quy mô rộng rãi nhất, theo một cách bình đẳng nhất đối với mọi thành viên trong mỗi cộng đồng người dùng tin. Tại các trường đại học của nước ta, kể từ nửa cuối những năm 1990, và nhất là từ những năm đầu thế kỷ 21, nhiều nguồn lực lớn được cung cấp bởi Chính phủ, các tổ chức quốc tế và nước ngoài (như Đông Tây hội ngộ), nhiều TTHL đã được hình thành, phát triển theo hướng hiện đại một cách đồng bộ. Tiêu biểu trong số đó là Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội hay các trường đại học vùng như Cần Thơ, Thái Nguyên, Đà Nẵng… Đây là các tiền đề quan trọng để phát triển các loại dịch vụ thông tin hiện đại tại các TTHL hiện nay.
- Các TTHL cần đặc biệt quan tâm đến việc nghiên cứu và phát triển các loại hình sản phẩm, dịch vụ thông tin, cũng như cần xây dựng một chính sách phát triển nguồn tin, nguồn học liệu một cách thích hợp. Các sản phẩm, dịch vụ thông tin phải không ngừng được đổi mới bởi chúng được sinh ra từ các yếu tố không ngừng thay đổi và phát triển là: nguồn thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin và các loại nhu cầu thông tin. Bởi vậy sự xuất hiện các loại sản phẩm, dịch vụ thông tin mới là tất yếu. Bên cạnh đó, sự chuyển đổi từ phương thức đào tạo theo niên chế sang đào tạo theo tín chỉ đã làm nâng cao một cách rất rõ rệt nhu cầu được cung cấp nguồn học liệu có khối lượng lớn, đa dạng và thật kịp thời. Thực tế đó lại càng đòi hỏi sự phát triển, nhất là sự xuất hiện những loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin mới tại các TTHL.
Trên đây là một số thông tin về các loại hình dịch vụ thông tin, về một loại dịch vụ đang rất phổ biến và được quan tâm phát triển hiện nay và những xu thế và đặc điểm phát triển dịch vụ thông tin trong thời gian tới tại TTHL thuộc các trường đại học. Hy vọng, với những thông tin bước đầu trên đây, một mặt phác họa được phần nào bức tranh chung về thực trạng các dịch vụ thông tin tại các TTHL, mặt khác, các nội dung đã được trình bày trên đây thu hút được quan tâm và các ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp, với hy vọng góp phần nhỏ bé vào sự phát triển công tác thông tin - thư viện tại các trường đại học.
Trung tâm Anh ngữ I-CLC
Lầu 5, tòa nhà M-H, 728-730 Võ Văn Kiệt, Quận 5
Tel: 08.39225.990
Tel: 
08 39225 990 ; Hotline: 0918 343 393 để biết thông tin ghi danh và đăng ký.
.jpg)
.jpg)
Teamview: kết nối 2 máy tính từ xa
